RÈGLEMENT INTÉRIEUR AVF PARIS 17 + 8 + 9
Préambule
L’objectif du règlement intérieur est de préciser de façon pratique les modalités de fonctionnement de l’association. Il devient un ensemble de références par rapport à l’organisation et au fonctionnement de l’association et de ses activités.
Le règlement intérieur complète les statuts de l’association.
Toute activité organisée par l'association doit être un moment d'échange et de convivialité.
Nos activités sont animées par des adhérents bénévoles, il est nécessaire de garder à leur égard une attitude cordiale et chaleureuse. Chaque adhérent peut devenir bénévole pour participer au bon déroulement d'une activité existante ou pour créer une nouvelle activité.
I : OBJET – COMPOSITION
Article 1 : Constitution
Cf. statuts
Article 2 : Appartenance au réseau des AVF
Cf. statuts
Article 3 : Objet et moyens d’action
Pour réaliser son objet, l’association pourra notamment, sans que cette liste soit limitative :
- Créer, mettre en œuvre, développer ou participer à des permanences d’accueil ouvertes à tous adhérents et non adhérents ;
- Mobiliser un large réseau de bénévoles dotés de profils permettant le fonctionnement de l’association ;
- Mobiliser des compétences externes dans des domaines complémentaires aux activités de l’association ;
- Créer, réaliser ou solliciter la réalisation d’enquêtes, de sondages, … ;
- Organiser et participer à toutes instances, groupes de travail, commissions, tables rondes… en lien avec son objet ; y nommer les représentants de son choix ;
- Mettre en place des actions de communication et de sensibilisation liées à l’objet de l’association et notamment administrer tout site Internet institutionnel AVF ;
- Élaborer et publier tout document et notamment tout support de communication (lettre, ouvrage, plaquettes, affiches, brochures, …) ;
- Organiser et participer à des congrès, journées nationales, conférences ou toute autre manifestation ;
- Élaborer des partenariats de toute nature avec tout organisme dont la collaboration pourrait lui être utile ;
- Recruter tout personnel pour la réalisation de son objet ;
- Offrir de manière permanente ou occasionnelle des produits à la vente ou des prestations de services entrant dans le cadre de son objet, ou susceptible de contribuer à sa réalisation au profit de l’association.
- Organiser des sessions de formations adaptées aux besoins des bénévoles
Article 4 : Siège social
Cf. statuts
Article 5 : Dispositions financières
5-1 Cotisations
La cotisation est annuelle et valable de septembre jusqu’à fin septembre de l’année suivante Une fois versées, les cotisations et contributions sont la propriété de l’association.
Lorsqu’il perd sa qualité de membre, ledit membre reste tenu au paiement des cotisations échues et de l’année en cours.
5-2 Ressources
Cf. statuts
5-3 Exercice social
Il est tenu une comptabilité en recettes et en dépenses faisant apparaître annuellement un compte de résultat avec situation de trésorerie Les comptes annuels sont à la disposition de tous les membres, avec le rapport moral d’activités, le rapport financier pendant les quinze jours précédant la date de l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos.
Article 6 : Composition – Acquisition de la qualité de membre
L’agrément d’un membre est donné pour une année et est renouvelable par décision du CA. Un membre agrée une année ne peut revendiquer aucun droit au renouvellement de son agrément.
Article 7 : Perte de la qualité de membre
Cf. statuts
II : ADMINISTRATION ET FONCTIONNEMENT
Article 8 : Conseil d’administration
8-1 Composition
L’assemblée générale vote, sur proposition du conseil d’administration, le nombre de postes à pourvoir, chacun revêtu d’une fonction et de responsabilités définies par le CA ou par le président, Les administrateurs sont élus par l’assemblée générale ordinaire pour un mandat de 3 ans renouvelable.
Le CA peut accorder à toute personne la possibilité de mettre ses connaissances et compétences au service de l’association en tant que chargée de mission ; ces personnes ne sont pas membres du CA et y exercent une fonction exclusivement consultative.
Toute candidature au conseil d’administration est adressée au CA au moins 2 semaines avant la convocation de l’AG appelée à statuer. Le CA délègue au bureau le soin de vérifier les conditions d’éligibilité statutaires et réglementaires du candidat et juge de sa recevabilité sans avoir à faire connaître les motifs de sa décision. Les causes d’exclusion du CA sont : personne revêtue par ailleurs d’un mandat politique ou confessionnel, prestataire de service rémunéré par l’association AVF Paris 17+8+9.
La liste des candidats est dressée par le conseil d’administration et envoyée aux membres, Chaque votant retient les candidats de son choix sans distinction ou hiérarchie.
Le dépouillement des bulletins de vote est réalisé par les scrutateurs désignés en début d’AG parmi les adhérents.
Seront considérés comme élus, les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix en fonction du nombre de postes à pourvoir.
En cas d’un nombre égal de candidats aux postes du Conseil d’administration à pourvoir, un vote à main levée est possible si l’assemblée est d’accord à l’unanimité. Le président de l’association le propose alors à l’assemblée générale qui l’acte à main levée.
En cas de vacance pour quelque raison que ce soit, d’un ou plusieurs postes d’administrateur, le conseil d’administration peut pourvoir à leur remplacement par cooptation, ce qui concède à l'administrateur nommé, les mêmes pouvoirs que ceux attribués à la personne remplacée. Cette cooptation doit être ratifiée par la plus proche assemblée générale. Les administrateurs nommés à la suite de cette cooptation le seront pour la durée restant à courir du mandat de leur prédécesseur.
Les fonctions d’administrateur cessent par :
- le terme du mandat
- le décès
- la démission
- l’absence non excusée à 3 réunions consécutives du conseil d’administration
- la révocation par l’assemblée générale, laquelle peut intervenir ad nutum
- la dissolution de l’association
- la perte de la qualité de membre de l’association.
8-2 Pouvoirs du conseil d’administration
Cf. statuts
8-3 Convocation, réunions du conseil d’administration et décisions
Le conseil se réunit toutes les fois que cela est nécessaire, et au moins une fois par trimestre, à l’initiative et sur convocation du président, ou sur demande du tiers de ses membres. Dans ce cas, le président a l’obligation de convoquer le conseil d’administration dans les 15 jours calendaires.
La convocation aux réunions du conseil est effectuée par tous moyens y compris par courrier électronique et adressée aux administrateurs au moins 8 jours calendaires avant la date fixée pour la réunion sauf en cas d’urgence.
Les convocations contiennent l’ordre du jour de la réunion, établi par le président ou par le tiers des membres du conseil d’administration à l’initiative de la réunion.
Les administrateurs disposent, 5 jours avant chaque réunion, d’un dossier complet sur les points soumis à délibération.
La présence de la moitié au moins des administrateurs est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse valablement délibérer. Toutefois si ce quorum n’est pas atteint, une 2ème réunion convoquée le même jour, dans les mêmes conditions et avec le même ordre du jour pourra délibérer valablement quel que soit le nombre des participants.
Les administrateurs empêchés peuvent se faire représenter par un autre administrateur, muni d’un pouvoir à cet effet. Chaque administrateur ne peut disposer que d’un pouvoir en plus du sien. Les pouvoirs en blanc adressés à l’association sont distribués par le bureau aux membres présents.
Un administrateur absent peut exposer par écrit son avis sur les points prévus à l’ordre du jour.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas comptabilisées comme suffrages exprimés, de même que les votes blancs ou nuls en cas de scrutin secret.
En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.
Le conseil d’administration peut entendre toute personne susceptible d’éclairer ses délibérations et notamment les bénévoles en charge d’activités d’accueil et d’animation ou encore les membres des commissions (s’ils n’ont pas par ailleurs la qualité d’administrateur).
Il est dressé un procès-verbal des réunions, signé par le président de séance et un administrateur.
En cas de nécessité, le président peut décider d’organiser la réunion du conseil en visioconférence ou de manière mixte en visioconférence et présentiel. Dans ce cas, sont réputés présents, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale. Ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
En cas d’urgence, le président peut également consulter les membres du conseil d’administration par écrit et notamment par voie électronique. Le vote à distance est alors prévu, dans des conditions propres à garantir la sincérité du scrutin et, le cas échéant, le secret du vote.
Les débats et délibérations du CA sont confidentiels ; seules les décisions sont communiquées.
Article 9 : Le bureau et ses membres
9-1 Le Bureau
a) Composition
L’élection des membres du bureau a lieu lors de chaque élection.
La durée du mandat des membres du bureau est de 3 ans. Les membres sortants sont rééligibles.
Deux conjoints, concubins, frères et sœurs, ascendants ou descendants ne peuvent faire partie simultanément du bureau.
b) Compétences
Le bureau assure collégialement la gestion courante de l’association et veille à la mise en œuvre des décisions du conseil d'administration et de l’assemblée générale.
Il peut prendre toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’association dans l’intervalle de deux réunions du conseil d’administration sous réserve d’en rendre compte lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.
En particulier, le bureau est compétent pour :
- Préparer le règlement intérieur et ses modifications à soumettre à l’approbation du conseil d’administration
- En cas d’urgence, décider d’engager toute action judiciaire ou autre action jugée utile à la défense des intérêts de l’association.
Les membres du bureau représentent l’AVF dans chacune des commissions régionales et à l’assemblée générale de l’union régionale. Ils peuvent déléguer leur mandat.
c) Fonctionnement
Le bureau se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige à l’initiative et sur convocation du président ou de l’un quelconque de ses membres.
La convocation peut être faite par tous moyens, si possible 5 jours à l’avance.
L’ordre du jour est établi par le président ou le membre ayant adressé la convocation.
9-2 Les membres du bureau
a) Président
En complément des pouvoirs qui lui sont conférés en application des statuts, le président :
- est habilité à ouvrir et faire fonctionner, dans tous les établissements de crédit ou financiers, tout compte et tout livret d’épargne
- fixe l’ordre du jour du conseil d’administration
- préside les réunions du bureau, du conseil d’administration et des assemblées générales
- veille à ce que les membres du Conseil d’administration disposent d’un dossier sur chacun des points soumis à la discussion des administrateurs et ce dans un délai de 5 jours précédant la réunion dudit conseil.
b) Trésorier
Le trésorier assure la gestion financière de l’association. A ce titre, il est chargé
- d’établir ou faire établir sous son contrôle chaque année les comptes de l’association,
- de solliciter toute subvention,
- d’ouvrir et faire fonctionner, dans tout établissement de crédit ou financier, tout compte et tout livret d’épargne,
- de procéder à l’appel annuel des cotisations
- de procéder, sous le contrôle du président, au paiement des dépenses et à l’encaissement des recettes,
- d’établir ou faire établir sous son contrôle, lorsque c’est nécessaire, un compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public
- d’établir ou faire établir sous son contrôle, un rapport financier à présenter à l’assemblée générale
- d’établir ou faire établir sous son contrôle le budget prévisionnel annuel qui sera arrêté par le conseil d’administration puis approuvé par l’assemblée générale
- de tenir informés le bureau et le conseil d’administration de l’état des comptes, une fois par trimestre au minimum.
Il peut déléguer ses pouvoirs à toute personne et notamment à un membre du Conseil d’administration de l’association, ainsi qu’à un salarié. Il peut, à tout moment, mettre fin aux dites délégations. Il informe les autres membres du bureau des délégations consenties.
c) Vice- Président
Le conseil d’administration peut désigner au sein du bureau, un vice-président pour assister le président dans l’exercice de ses fonctions, et le remplacer en cas d'empêchement de ce dernier. Dans ce cas, il reçoit des attributions spécifiques, temporaires ou permanentes, définies par le conseil d’administration.
d) Secrétaire Général
Le secrétaire général veille au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de l’association. A ce titre, le secrétaire général :
- procède matériellement à la convocation du conseil d’administration et des assemblées générales
- établit ou fait établir sous son contrôle, les procès-verbaux des réunions des assemblées générales, du conseil d’administration et du bureau
- tient ou fait tenir sous son contrôle, les registres de l’association
- procède ou fait procéder sous son contrôle, aux déclarations à la préfecture, et aux publications au Journal Officiel, dans le respect des dispositions légales ou réglementaires.
En l’absence de secrétaire général, ces missions sont confiées au président ou à un autre administrateur.
Article 10 : Commissions et comités
Les membres des commissions qui peuvent être créées par décision du conseil d’administration sont choisis parmi les adhérents de l’association, par décision du conseil d’administration sur proposition du bureau, en fonction de leurs compétences. Les commissions de travail ou comités constituent des organes de réflexion, d’action et d’échanges d’expériences sur toutes questions se rapportant à leur objet. Il s’agit d’organes consultatifs. Elles adressent toutes propositions et avis au conseil d’administration.
Article 11 : Remboursement des frais des membres du conseil d’administration
Les membres du conseil d’administration peuvent se voir rembourser leurs frais, sur présentation de justificatifs ; étant précisé que l’absence de justificatifs entraîne le refus de remboursement. Les remboursements de frais doivent faire l’objet d’une décision particulière du conseil d’administration pour toute somme supérieure à un montant déterminé par le conseil d’administration.
III : ASSEMBLÉES GÉNÉRALES
Article 12 : Dispositions communes
12-1 : Composition
Les assemblées générales comprennent tous les membres de l’Association à jour de leur cotisation à la date d’envoi de la convocation de l’assemblée générale.
12-2 : Convocation et fonctionnement
a) Convocation
L'assemblée générale est convoquée par le conseil d'administration ou par des membres de l’association représentant au moins le tiers des droits de vote au sein de l’association, quelle que soit la catégorie de membre à laquelle ils appartiennent.
L’ordre du jour est fixé par le conseil d’administration.
Quand les assemblées générales sont convoquées à l’initiative de membres de l’association représentant au moins le tiers des droits de vote au sein de l’association, la demande doit être adressée un mois au moins avant la réunion.
Les demandeurs peuvent exiger l’inscription à l’ordre du jour des questions de leur choix. L’ordre du jour doit alors comporter les propositions qui ont été communiquées avec la demande par ces membres.
Les convocations sont adressées aux membres de l’association, au moins quinze jours à l'avance par lettre individuelle ou par courrier électronique, indiquant les modalités de la réunion.
Les documents utiles aux délibérations sont tenus à la disposition des membres ayant voix délibérative avant l’ouverture de l’assemblée.
b) Modalités de réunions de l’Assemblée
L’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant l’identification de ses membres et leur participation effective à une délibération collégiale. Ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Sont ainsi réputés présents, les membres qui participent à la réunion par de tels moyens.
L’assemblée générale peut également décider par consultation écrite et notamment par voie électronique ou par vote par correspondance. Le vote à distance est alors prévu, dans des conditions propres à garantir la sincérité du scrutin et, le cas échéant, le secret du vote.
Les assemblées générales peuvent entendre toute personne susceptible d’éclairer leurs délibérations.
c) Bureau de l’assemblée
L'assemblée est présidée par le président du conseil d'administration ou, à défaut, par le viceprésident s’il existe, ou un président de séance désigné en entrant en séance. L’assemblée désigne un secrétaire de séance chargé de rédiger le procès-verbal.
d) Déroulement de l’assemblée
Le président de séance expose les questions inscrites à l’ordre du jour et conduit les débats en présence de scrutateurs volontaires désignés par l’assemblée générale.
e) Votes
Les votes ont lieu à main levée sauf si le quart des membres sollicite un vote à bulletin secret. L’élection des administrateurs se fait toujours à bulletin secret.
Le vote par procuration est autorisé. Chaque membre actif dispose d’un droit de vote et peut détenir 2 pouvoirs au maximum en plus du sien. Aucun membre ne peut se faire représenter par une personne non-membre de l’Association.
Nonobstant cette règle, les pouvoirs en blanc adressés au siège de l’association sont présumés émettre un vote favorable aux propositions de délibérations présentées par le conseil d’administration.
f) Procès-verbaux
Les délibérations des assemblées générales sont constatées dans des procès-verbaux signés par le président et le secrétaire de séance.
Article 13 : Assemblée générale ordinaire
13-1 : Pouvoirs
L’assemblée générale ordinaire délibère sur toute question figurant à l’ordre du jour. Les assemblées générales ne peuvent statuer que sur les questions figurant à l’ordre du jour, à l’exception de la révocation des administrateurs qui peut être décidée de manière immédiate, sans formalité.
13-2 : Quorum et majorité
En cas de partage des voix, le président dispose d’une voix prépondérante.
Article 14 : Assemblée Générale Extraordinaire
14-1 : Pouvoirs
Cf. Statuts
14-2 : Quorum et majorité
Cf. Statuts
IV – DISPOSITIONS DIVERSES
Article 15 : Adhésion à d’autres associations
Cf. statuts
Article 16 : Dissolution
Cf. statuts
Article 17 : Règlement intérieur
Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration sur proposition du bureau et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément remplacé par une nouvelle version sur décision du conseil d'administration de l’association sur proposition du bureau. Le présent règlement intérieur est rédigé en conformité avec les statuts. Dans le cas contraire, ce sont bien les statuts de l’association qui priment.
Article 18 : Protection de la vie privée
Cf. statuts
Article 19 : Activités
a) Toute activité organisée par l’association doit être un moment d’échange et de convivialité.
b) Chaque adhérent s’engage à régler les frais occasionnés par l’activité à laquelle il s’est inscrit (café, repas, billet d’entrée etc).
c) Les contrats d’assurance couvrant la responsabilité civile de l’association ne dispensent pas les adhérents participant aux activités et animations organisées dans le cadre de l’association, de couvrir individuellement leur responsabilité civile en cas d’accident ou préjudices dont ils pourraient être cause ou victime.
d) Tout adhérent faisant usage d’un véhicule personnel doit couvrir lui-même sa responsabilité civile vis-à-vis des personnes transportées ; la responsabilité de l’association ne peut être engagée.